Metoda GTD (Getting Things Done) to system zarządzania czasem i organizacji pracy, opracowany przez Davida Allena. System ten ma na celu zwiększenie efektywności i redukcję stresu poprzez przeniesienie zadań z umysłu do zewnętrznego systemu organizacji. W poniższym artykule przedstawimy istotę metody GTD, jej główne elementy oraz wskazówki dotyczące jej wdrożenia.

Czym jest metoda GTD?

Metoda GTD opiera się na zasadzie, że umysł jest przeznaczony do generowania pomysłów, a nie do ich przechowywania. GTD proponuje system organizacji pracy, który pozwala na przeniesienie zadań z umysłu do zewnętrznego systemu, który może być zarówno analogowy, jak i cyfrowy (Allen, 2001).

Główne elementy metody GTD

Metoda GTD zakłada działanie w pięciu etapach:

• Zbieranie: gromadzenie wszystkich zadań, pomysłów, projektów i informacji, które wymagają naszej uwagi, w jednym miejscu.
• Przetwarzanie: analiza każdego zebranego elementu i podjęcie decyzji, co z nim zrobić – czy wymaga wykonania jakiegoś działania, czy może być zarchiwizowane lub usunięte.
• Organizowanie: przyporządkowanie zadań do odpowiednich kategorii, np. według priorytetów, terminów, kontekstu (miejsce, narzędzia, osoby) czy poziomu energii potrzebnego do ich wykonania.
• Przeglądanie: regularne sprawdzanie swojego systemu GTD, aby upewnić si że wszystkie zadania są aktualne, a plany i cele są nadal istotne.
• Wykonywanie: wybieranie zadań do wykonania, opierając się na ich priorytetach, dostępnym czasie i kontekście.

Wskazówki dotyczące wdrożenia metody GTD

Podobnie jak w przypadku innych metod zarządzania czasem, sama znajomość systemu GTD nie wystarczy do optymalizacji swojego zarządzania czasem. Trzeba jeszcze umieć ją w praktyce wykorzystać. Poniższe wskazówki mogą pomóc Ci efektywnie zastosować tą metodę w praktyce:

• Wybierz odpowiedni system: metoda GTD może być stosowana z wykorzystaniem różnych narzędzi, takich jak notatniki, kalendarze czy aplikacje (np. Todoist, Microsoft To-Do, Trello). Ważne jest, aby wybrać system, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i upodobaniom.
• Zbuduj nawyk przetwarzania i organizowania: regularne przetwarzanie zebranych zadań i informacji oraz ich organizacja jest kluczowa dla skutecznego działania metody GTD. Przyzwyczaj się do codziennego przeglądania swojego systemu oraz wyznaczania czasu na tygodniowe przeglądy.
• Ucz się z doświadczenia: wdrożenie metody GTD może wymagać czasu i cierpliwości, gdyż każdy system musi być dostosowany do indywidualnych potrzeb. Bądź otwarty na modyfikację swojego systemu w oparciu o własne doświadczenia i obserwacje.
• Skup się na jednym zadaniu naraz: metoda GTD promuje świadome podejście do wykonywania zadań, zamiast próbować realizować wiele zadań jednocześnie. Skup się na wykonaniu jednego zadania, a następnie przejdź do kolejnego, aby zwiększyć efektywność i jakość pracy.
• Nie bój się delegować: metoda GTD zachęca do delegowania zadań, które nie są kluczowe dla naszych celów lub wymagają specjalistycznej wiedzy. Delegowanie może pomóc w skupieniu się na tym, co naprawdę ważne, i osiągnięciu większej produktywności.

Podsumowanie

Metoda GTD (Getting Things Done) to sprawdzony i skuteczny system zarządzania czasem, który może przyczynić się do zwiększenia produktywności, redukcji stresu i osiągnięcia lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Kluczem do sukcesu w stosowaniu GTD jest wypracowanie własnego, spersonalizowanego systemu oraz konsekwencja w przestrzeganiu zasad gromadzenia, przetwarzania, organizowania, przeglądania i wykonywania zadań.

Źródła:

• Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking.